V době nouzového stavu vyvolaného pandemií koronaviru (COVID-19) je běžné fungování mnoha firem i lidí značně omezeno. Spousta společností přešla do režimu home office, kdy její zaměstnanci pracují z domu. Společně s tím se řada jednání a komunikace mezi firmami navzájem a též mezi podnikateli a jejich zákazníky přesunula do formy e-mailů a na různé on‑line komunikační platformy.
I když došlo ke značnému omezení podnikatelské aktivity, podnikatelé i jejich zákazníci jsou nuceni, resp. chtějí i nadále jednat mezi sebou, v této mimořádné době především na dálku.
V této souvislosti vyvstává otázka, co vše lze takto na dálku vyřídit. Jinými slovy, co vše lze na dálku prostřednictvím elektronických prostředků především podepsat, resp. jak lze elektronicky právně jednat.
V tomto článku rozebereme možnosti uzavírání smluv elektronicky, tedy především otázky elektronického podepisování smluv. Řešíme zde pouze jednání a smlouvy mezi soukromými osobami navzájem (jak podnikateli, firmami, tak lidmi, tedy fyzickými osobami nepodnikajícími). Jednání osob vůči státu, tedy nejrůznějším státním a jiným orgánům, si necháme na některý z příštích článků.
Smlouvy nemusí být v zásadě uzavírány písemně.
Předně je nutno zdůraznit, že až na určité výjimky stanovené zákony (například smlouvy týkající se nemovitostí) lze smlouvy uzavírat i jinak než písemně, tedy např. ústně či faktickým jednáním. Takto probíhá naprostá většina běžného každodenního jednání a uzavírání smluv nás všech, např. nákupy v obchodech, využívání veřejné dopravy atd.
Nicméně tam, kde se jedná o větší obnosy peněz, o dlouhodobý vztah nebo o větší odpovědnost, lze samozřejmě písemnou formu smluv doporučit. Bez písemné smlouvy v těchto případech je pak jakékoli „nedorozumění“ nebo „nejasnost“ mezi stranami smlouvy mnohem hůře řešitelné, protože chybí jasný důkaz o sjednaných podmínkách smlouvy.
I elektronická forma je forma písemná.
Aniž bychom zabíhali do právních podrobností, lze zobecnit a zjednodušit, že elektronické formě dokumentu, tj. i elektronické smlouvě, české zákony přiznávají stejnou „váhu“ jako písemné (listinné) podobě, resp. ji za písemnou považují.
K uzavření smlouvy je potřeba podpis. I ten elektronický je plnohodnotný.
Zákon vyžaduje k tomu, aby došlo k uzavření písemné smlouvy, podpisy stran smlouvy.
České právo ve spojitosti s nařízením eIDAS (blíže viz níže) v současnosti uznává za platný elektronický podpis smluv v zásadě jakýkoliv elektronický podpis (slovy nařízení „data v elektronické podobě připojená k jiným datům v elektronické podobě“), který podepisující osoba používá k podepisování. Tímto tedy české právo uznává za platný podpis smlouvy, resp. za platné jiné písemné jednání (např. tedy odstupování od smluv, vznášení nároků ze smluv, podávání výpovědí, změny smlouvy atd.), např. následující elektronické podpisy:
- prosté uvedení jména v závěru e-mailu,
- uvedení pseudonymu, parafy či hlavičky osoby nebo firmy v e-mailové komunikaci,
- napsání jména v elektronickém dokumentu (např. v dokumentu formátu .doc nebo .pdf) nebo ve formuláři na internetu nebo v aplikaci či softwaru,
- naskenování (připojení) podpisu na elektronický dokument (typicky ve formátu .pdf),
- naskenování celé listinné smlouvy i s vlastnoručním podpisem jedné strany a zaslání tohoto skenu e-mailem druhé smluvní straně,
- zadání různých PIN kódů či hesel v aplikacích a programech,
- kliknutí na tlačítko v aplikaci či programu (click-wrap),
- biometrický podpis (tj. podpis vlastní rukou na elektronické zařízení, používaný např. v bankách či pojišťovnách).
Je nutné zdůraznit, že v žádném z těchto případů nejde o tzv. uznávaný elektronický podpis ve smyslu českého práva (který je založen na kvalifikovaných certifikátech). České právo pro uzavírání smluv a obecně pro jednání mezi lidmi a firmami nevyžaduje používání uznávaných elektronických podpisů. Ty jsou vyžadovány právě až v případě jednání těchto osob vůči státním institucím.
Všechny výše uvedené způsoby elektronického podepisování smluv představují tzv. prostý elektronický podpis, který má být dle českého práva ve většině případů dostatečný. Situace je ale komplikovanější, než by se na první pohled mohlo zdát. Nejvíce problematický je zde dosavadní přístup českých soudů. Česká soudní praxe je k takto volnému výkladu elektronického podepisování více než rezervovaná. Ustálená soudní praxe vychází z toho, že aby byl dodržen požadavek na elektronický podpis písemné (resp. elektronické) smlouvy, je nutné, aby šlo právě o tzv. uznávaný elektronický podpis dle českého práva, tj. podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Ač tato rozhodnutí soudů řešila jednání z doby ještě před vstupem v účinnost českého zákona č. 297/2016 Sb. a nařízení eIDAS (viz níže), dovozují soudy své závěry nesprávně i ze současného znění občanského zákoníku a nijak nařízení eIDAS nezohledňují.
Nelze tedy než doufat, že budoucí soudní rozhodnutí platné české právo (tj. včetně nařízení eIDAS) náležitě zohlední a uznají jako platné všechny výše uvedené způsoby elektronického podepisování smluv. Do té doby lze doporučit u zásadních smluv, resp. smluv týkajících se vysokých finančních hodnot nebo dlouhodobých vztahů, smluv s povinnou písemnou formou a pro Váš byznys klíčových smluv dodržet standardní listinnou podobu a smlouvy vlastnoručně podepsat (případně použít uznávaný elektronický podpis založený na kvalifikovaných certifikátech).
Pár praktických rad:
- Co se týče samotného podpisu, v běžných jednáních a u běžných smluv se podnikatelé nemusejí obávat použít některou z výše vyjmenovaných elektronických metod. Ostatně se tak i v praxi e-commerce zcela běžně a ve velkém rozsahu děje (např. v e‑shopech). Poté, co se změní současná soudní praxe, bude možné takto neformálně elektronicky podepisovat v podstatě jakékoli smlouvy a v podstatě jakkoli mezi podnikateli a lidmi jednat (kromě výjimečných případů, které stanoví zákon).
- V této souvislosti je nutné zdůraznit, že např. ne každé podepsání e-mailu vede k uzavření smlouvy. Z podpisu musí být zřejmé, že podpis osoba zamýšlela ke stvrzení projevu vůle „nad podpisem“, tj. že smlouvu chce tímto skutečně „podepsat“ (tj. že smlouva je konečná a daná osoba chce jí být vázána). Zaslání návrhu smlouvy e-mailem (který bude podepsán) k vyjádření protistraně tak evidentně nemůže vést k uzavření smlouvy.
- Dále je nutné zdůraznit, že tato forma elektronických podpisů má velice malou funkci identifikační, tj. je při ní prakticky nemožné nepochybně určit skutečnou totožnost jednající osoby (podepsat se jako Vy může do e-mailu každý, stejně tak jako „na Vás“ objednat zboží v e-shopu).
- Pozor je nutné si dávat také na ochranu spotřebitele. Pokud smlouvu na dálku (tj. i elektronicky) uzavírá podnikatel se spotřebitelem, zpravidla (zákon uznává výjimky) se tím aktivuje řada zákonných ochranných práv spotřebitele, v čele s právem spotřebitele od smlouvy bez udání důvodu do 14 dní odstoupit. K právům spotřebitelů i s ohledem na současný mimořádný stav viz náš předchozí článek.
- Dále lze v rámci e-mailového podepisování smluv nebo zasílání skenů smluv e‑mailem doporučit několik praktických rad:
- Do e-mailu uveďte vždy dobu platnosti Vaší nabídky. Jinak hrozí, že se Vám druhá strana ozve až po delší době, a smlouvu platně uzavře i za situace, že Vy sami už smlouvu nebudete chtít nebo dokonce nebudete moci uzavřít (například proto, že už jste ji uzavřeli s někým jiným).
- V e-mailech výslovně vylučujte přijetí nabídky druhou stranou s jakýmkoli dodatkem nebo odchylkou. Pokud toto neuvedete a druhá strana ve smlouvě před svým podpisem něco změní, tak pokud nepůjde o podstatnou změnu podmínky smlouvy, bude smlouva takto platně uzavřena se změněnými podmínkami. Abyste to zvrátili, museli byste naopak Vy bez zbytečného odkladu takové přijetí Vaší nabídky (tj. podpis takto pozměněné smlouvy) odmítnout.
- V případě pracovněprávních úkonů a smluv (tj. vztah zaměstnavatel – zaměstnanec) platí značně přísný a speciální režim elektronického doručování (nutnost mít souhlas zaměstnance, povinně uznávaný elektronický podpis, pokud není potvrzeno doručení zaměstnancem opět s uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance je doručení neúčinné atd.). Zde tedy doporučujeme jednoznačně uzavírat vše písemně v listinné podobě (s vlastnoručními podpisy) a předávat osobně nebo zasílat poštou.
- Smlouvu o převodu nemovitostí nebo o zřízení zástavního práva k nemovitosti ještě nějakou dobu elektronicky podepsat prakticky nepůjde. Ale i to se má v návaznosti na přijetí zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby (tzv. digitální ústava) změnit. Dle něho má být zřízen i elektronický ekvivalent úředního ověřování podpisů, což otevře dveře též elektronickému uzavírání kupních a dalších smluv týkajících se nemovitostí.
- V souvislosti se současný stavem se nabízejí možnosti uzavírání smluv skrze různé aplikace a platformy k tomu určené. Zde je vždy důležité bedlivě odlišovat skutečnou právní povahu takto uzavíraných smluv, resp. jejich podpisů, a často marketingově platformami prezentovaných informací. Nezřídka se služby prezentují jako zajišťující podpisy platné a uznávané dle nařízení eIDAS napříč EU (což je výsadou pouze tzv. kvalifikovaného elektronického podpisu dle nařízení eIDAS, který tyto služby ani zdaleka nenaplňují) nebo že zajišťují tzv. zaručený elektronický podpis (2. úroveň podpisů dle nařízení eIDAS) nebo tzv. uznávaný elektronický podpis (tj. založený na kvalifikovaných certifikátech), což není pravdou. Nic to nemění na tom, že podpisy v těchto aplikacích a platformách budou zpravidla naplňovat podmínky právě tzv. prostého elektronického podpisu, tedy budou z právního hlediska shodné se všemi výše vyjmenovanými způsoby elektronického podepisování smluv dle českého práva (jako je např. e-mail nebo sken podpisu).
- Co se týče obsahu v současnosti (tj. za nouzového stavu a rychlé změny podmínek podnikání) nově uzavíraných smluv, doporučujeme do smluv zařadit zvláštní ujednání, které na toto budou náležitě reagovat. K podrobnostem viz jeden z našich předchozích článků.
A pár paragrafů závěrem:
Pro úplnost uvádíme níže i podrobné právní zdůvodnění elektronického podepisování smluv v českém právu:
Dle § 561 odst. 1 občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb., dále jen „OZ“) platí že „K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího… Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.“ Tímto jiným právním předpisem, na který OZ odkazuje, je pak zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, dle jehož § 7 platí, že: „K podepisování elektronickým podpisem lze použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná jiným způsobem než způsobem uvedeným v § 5 nebo § 6 odst. 1 (pozn.: tyto způsoby jsou jednání orgánů státu vůči občanům nebo občanů vůči orgánům státu, tj. tento zbytkový článek se týká právě jednání osob mezi sebou, bez ingerence státu – tedy i uzavírání smluv).“ Za tento jiný typ elektronického podpisu, na který odkazuje český zákon č. 297/2016 Sb., lze dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (neboli nařízení eIDAS) považovat též tzv. prostý elektronický podpis, což jsou „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání“ (čl. 3 bod 10 nařízení eIDAS). Tento tzv. „prostý elektronický podpis“ je dle nařízení eIDAS nejnižší stupeň elektronických podpisů s nejnižší autentizační funkcí. Ale i jemu české právo přiznává „sílu“ podpisu písemných úkonů (smluv) dle v úvodu zmíněného § 561 odst. 1 OZ. Právě pod tento prostý elektronický podpis spadají všechny námi výše vyjmenované způsoby elektronického podepisování smluv.
Pokud byste zvažovali uzavírání smluv nebo jiné jednání v rámci Vašeho podnikání elektronicky, nebo naopak máte o některém elektronickém jednání pochybnosti, neváhejte se na nás obrátit, rádi Vám situaci pomůžeme vyřešit v souladu s právem.
