V souladu se zákonem č. 90/2012 Sb., o obchodních společenstev a družstev (dále jen „ZOK“) je napříč různými druhy právnických osob základním způsobem konání valné hromady její prezenční konání. Jedná se o způsob, kdy se společníci valné hromady na základě jim zaslaných pozvánek fyzicky setkají na stejném místě a v rozhodném čase, aby projednali a následně hlasovali o záležitostech na pozvánce uvedených.
Vedle výše uvedeného základního způsobu konání však může být valná hromada konána i jinými, tzv. alternativními, způsoby. O způsobech alternativního konání valné hromady a alternativního rozhodování bude následující článek, který je rozdělený do dvou částí.
Pro přehlednost dodáváme, že s ohledem na s.r.o. jako nejčastější druh obchodní korporace, používáme pro účely obou částí článku názvosloví s ní spojené, tedy „valná hromada“, „společník“ nebo „společnost“. Není-li však uvedeno jinak, platí uvedené informace i pro a.s. a družstva.
Alternativní způsoby jako něco nového?
Ačkoli nejsou alternativní způsoby konání a rozhodování valné hromady ničím novým, je třeba uvést, že do příchodu pandemie koronaviru nebyly hojně využívány. S příchodem pandemie a omezením možnosti setkávat se se však situace změnila.
Společnost totiž často neměla možnost jak se v době pandemie legálním způsobem sejít a projednat důležité záležitosti společnosti. V důsledku toho byla nucena využívat různých alternativních způsobů konání a rozhodování. Situaci pro mnoho společností velmi zjednodušil tzv. lex covid, který povolil rozhodování i mimo zasedání i tehdy, nepřipouštělo-li to zakladatelské právní jednání. Díky tomu si mnoho společností některý z alternativních způsobů vyzkoušelo a v praxi si ověřilo, že rozhodování i jiným způsobem než na prezenční valné hromadě může být pohodlné a zejména vyhovující.
V současné době však již lex covid není účinný. Pokud chce společnost konat nebo rozhodovat alternativním způsobem, musí ve většině případů mít obsažená pravidla v zakladatelském právním jednání. Jaký je alternativní způsob konání valné hromady a na co si dát pozor se podíváme níže.
Konání valné hromady za využití technických prostředků
Jak již vyplývá z výše uvedených informací, tak alternativně lze nejen rozhodovat (typicky tzv. mimo valnou hromadu), ale valnou hromadu alternativně lze přímo i konat.
Jinak než s fyzickou přítomností společníků je konání valné hromady možné s využitím technických prostředků. Tímto způsobem se valná hromada fakticky koná, nicméně společníci se účastní za využití technických prostředků na dálku. Typicky se jedná o videokonferenci nebo telekonferenci, ke které se společníci připojí za pomocí různých prostředků, typicky webových aplikací jako je Skype, Microsoft Teams apod.
V případě konání valné hromady tímto způsobem tedy nejsou společníci fyzicky přítomni na jednom shodném místě, ale účastní za pomoci dálkového připojení. Do úvahy připadá také situace, kdy se oba způsoby zkombinují. To znamená, že část společníků se účastní fyzicky a někteří se k valné hromadě připojí za pomocí dálkového připojení.
Zde upozorňujeme na odlišné pojetí v rámci ZOK, které u společností s ručením omezeným umožňuje konání valné hromady s využitím technickým prostředkům nevylučuje-li to společenská smlouva. Naopak v případě akciových společnostech nebo družstev mohou valnou hromadu tímto způsobem konat jen za předpokladu, že to zakladatelské právní jednání výslovně připouští.
U všech výše uvedených společností však shodně platí, že k tomu, aby se valná hromada mohla konat nestačí pouze fakt, že je konání umožněno zákonem nebo zakladatelským právním jednáním, ale zároveň by zakladatelské právní jednání mělo obsahovat bližší podmínky tohoto typu konání a zejména pak podmínky, které umožní ověřit totožnost osob oprávněných vykonávat na valné hromadě hlasovací práva a určit jejich podíly.
Návod jak takového ověření v praxi docílil ZOK ani jiný právní předpis nenabízí. Společnostem však doporučujeme učinit taková opatření a zabezpečení, aby byla co nejvíce omezena možnost záměny v osobách na valné hromadě jednajících. Za takový postup společnosti považujeme ověření, které je alespoň dvoufázové. První fází ověření může být například připojení se k uzavřené skupině na předem stanovené platformě, ve které následně společník získá přístup k přihlášení se do videokonferenci. Druhou fází může být zadání hesla, po jehož zadání se společník k videokonferenci fakticky přihlásí. Po samotném přihlášení se k valné hromadě již může probíhat valná hromada obdobným způsobem jako by se konala prezenčně. Totožnost lze v takovém případě ověřit i např. ukázáním průkazu totožnosti.
Nebude-li zakladatelské právní jednání obsahovat konkrétní podmínky konání valné hromady za pomocí technických prostředků, musí podmínky stanovit statutární orgán společnosti. Velmi však doporučujeme, aby zakladatelské právní jednání obsahovalo alespoň základní podmínky a informaci o tom, že podrobnější podmínky budou stanoveny vnitřním předpisem vydaným statutárním orgánem. Pokud by žádné bližší podmínky stanoveny nebyly, společnost by valnou hromadu za pomocí technických prostředků konat neměla.
Závěr
Valná hromada společnosti se může konat i jinými způsoby než za fyzické přítomnosti všech společníků. Konání valné hromady může být uskutečněno např. i s využitím technických prostředků, a to za předpokladu, že to umožňuje zakladatelské právní jednání, případně samotný zákon. Zakladatelské právní jednání by však vždy mělo obsahovat základní podmínky zejména pro ověření totožnosti.
V případě, že potřebujete pomoci se svoláním valné hromady, případně chcete upravit své zakladatelské právní jednání, aby společnost mohla konat valné hromady s využitím technických prostředků, neváhejte se na nás obrátit.
Jaké jsou alternativní způsoby rozhodování valné hromady bude předmětem druhé části tohoto článku.
